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Agilidade nas organizações pode gerar maior flexibilidade e rapidez de adaptação de processos

15/06/2015

Fundamento leva em conta, também, as partes interessadas e as mudanças do ambiente, considerando a velocidade de assimilação e o tempo de ciclo das ações.

Para obter maior flexibilidade e rapidez de adaptação, é importante atuar com agilidade nas novas demandas das partes interessadas e em mudanças do ambiente, considerando a velocidade de assimilação e o tempo de ciclos dos processos. 

A explicação do quinto Fundamento do Modelo de Excelência da Gestão® (MEG), Agilidade, contou com a contribuição de membros do Núcleo Técnico Critérios de Excelência da FNQ (nomes destacados abaixo), cujo objetivo é promover a atualização do nosso modelo à luz das tendências do século XXI. A rapidez e o ritmo na adaptação de novas demandas do ambiente são essenciais para a competitividade e a sustentabilidade das organizações. 

Pedro Carlos Resende Junior acredita que a agilidade estimula um olhar simultâneo para fora da organização e para a respectiva cadeia de valor. “A Teoria da Contingência, a qual diz que não há nada de absoluto nas organizações, traduz e suporta o conceito deste Fundamento, no qual a organização, sistematicamente, busca adaptar-se às mudanças ambientais e formata novos arranjos estruturais internos e em parcerias com clientes, fornecedores e demais partes interessadas pertinentes a fim de alcançar desempenho”, explica.

Para Carlos Eduardo G. F. Assmann, a agilidade é fundamental, principalmente, em tempos de crise. “O que, nas empresas menores, tem se chamado de ‘pivotar’, ou seja, mudar de rumo, de acordo com a demanda e resultados, consiste na agilidade. Já as maiores têm procurado aprender e reintegrar esse elemento à sua cultura”, defende e completa: “Vejo que agilidade está ligada ao propósito: quanto mais engajamento dos profissionais ao propósito, mais agilidade se tem”. 

A agilidade na adaptação de novos processos

A simplicidade e o tempo são, a cada dia, cruciais na assimilação de mudanças e na implementação de ajustes e contramedidas. Ter agilidade é cada vez mais evidente. “A agilidade de um processo está na velocidade de tomada de decisão, não necessariamente na configuração do processo ou na sua capacidade de mudanças. Processos flexíveis e com fluxo de informações efetivo (tempo e conteúdo) são frutos da tomada de decisão adequada para conferir agilidade nos processos”, explica Rodolfo Cardoso.

Todos os processos gerenciais devem ser ágeis: o reconhecimento de novas forças competitivas, a identificação de novas necessidades das partes interessadas, a reformulação e o desdobramento de estratégias, a aquisição de empresas ou as tecnologias, a configuração de novos produtos ou reformulação, a montagem de equipes, a alterações de processos, a atualização de tecnologia e sistemas de informação e outros aspectos.

Sobre a mensuração da agilidade dos processos, Marcus Vinícius Cotrim Árabe conta que é, sim, possível mensurá-los. “Ela pode ser realizada por meio de indicadores de desempenho, tais como produtividade de entrega ou serviços, tempo de ciclo ou execução de atividades, tempo de espera ou resposta/solução de reclamações ou solicitações, índices de manutenção de equipamentos, velocidade de conexão, taxas de retorno de investimentos, satisfação de clientes, market share e outros”, explica. 

Atualmente, existe uma grande demanda de autonomia para os níveis operacionais implementarem melhorias e inovações aos processos. “Busca-se organizações que tenham pré-configurações para responder, com velocidade adequada, às demandas de partes interessadas e às mudanças no ambiente. Dessa forma, busca-se mais flexibilidade com essas pré-definições. Um exemplo é como a escola de Configurações e a Teoria de Contingências vêm influenciando o planejamento estratégico, buscando que as organizações tenham estratégias de contingência e/ou configurações para diferentes situações de ambiente”, relata Rodolfo Cardoso.