Plano de ação estratégico: 5 dicas práticas para desenvolvê-lo
Muitos profissionais já ouviram falar sobre a importância de ter um plano de ação estratégico, especialmente se o intuito é alcançar metas e aproximar a organização dos objetivos traçados. Contudo, nem todos dominam o passo a passo para colocar essa ideia em prática.
Não por acaso, o desconhecimento dificulta a superação do terreno da teoria e a fixação de diretrizes eficientes. Afinal, o plano estratégico consiste justamente na definição de quais ações devem ser adotadas para desenvolver as estratégias empresariais e, consequentemente, alcançar metas, quando tais elementos estão associados.
Sendo assim, é recomendável que você busque o máximo de informação sobre o assunto e comece a pensar nos projetos a partir do ponto de vista dos comportamentos necessários para sua execução. Para tanto, leia as 5 ótimas dicas a seguir e encontre um modelo adequado às características da sua empresa e do setor em que ela está inserida!
1. Saiba em que situações aplicar o plano de ação estratégico
A primeira dica para um domínio mais adequado do plano de ação estratégico é saber quais são as situações em que ele é aplicável. Trata-se de entender quando essa ferramenta será o meio adequado e, portanto, produzirá um valor relevante para organização.
Nesse sentido, o cerne da questão é o momento de formulação ou atualização de estratégias organizacionais, sempre que pautadas por indicadores com metas associadas. Por exemplo, se a empresa deseja um crescimento de 10% (meta) em sua taxa de conversão (indicador), ela precisa criar condições favoráveis para aumentar a conversão de clientes potenciais em efetivos, como obter mais leads, melhorar o atendimento, treinar os colaboradores, etc.
Com efeito, será exigida a definição de quais são as ações necessárias para desenvolver cada uma das estratégicas, bem como da forma de execução mais eficiente. Essa tarefa é o âmbito de atuação do plano de ação estratégico, que, geralmente, é concretizado com o auxílio da análise 5w2h. Prossiga!
2. Utilize a análise 5w2h
A análise 5w2h é uma ferramenta de gestão com diferentes utilidades, consistindo em um conjunto de questionamentos estruturados que permitem a identificação e discussão de informações específicas sobre projetos, produtos e, é claro, planos de ação estratégica.
Essa sigla é derivada dos pronomes interrogativos da língua inglesa: what, why, where, who, when, how e how much. Em uma adaptação para o idioma nacional, permite a elaboração de 7 perguntas que devem orientar os gestores e suas equipes:
O que fazer?
Por que fazer?
Onde fazer?
Quem será responsável por fazer?
Quando fazer, ou seja, em que data de início e término?
Como fazer?
Quanto custa fazer?
A partir dessas questões, o líder terá melhores condições de focar nos aspectos essenciais do plano estratégico, da sua definição até a discussão sobre os recursos que devem ser alocados para execução das ações, como tempo, esforço, dinheiro, pessoal, equipamentos, etc.
3. Divida o plano de ação estratégico em etapas
Para fazer o plano de ação estratégico abandonar o campo da intenção e se tornar algo concreto, o ideal é dividir o planejamento de execução em etapas. Isso não só possibilita uma melhor compreensão do procedimento, como permite verificar em que pontos a equipe apresenta mais dificuldades. Confira as principais etapas:
Envolver pessoas e processos
O plano de ação estratégico permitirá que a estratégia penetre nas rotinas e nos processos organizacionais. Com efeito, a participação das pessoas envolvidas é de extrema relevância, até porque serão elas a executar o que for definido.
Por isso, a primeira etapa é elaborar uma relação dos profissionais e processos abrangidos pela formulação de estratégias, ponto em que se recomenda uma escolha ampla, incluindo todas as áreas e partes interessadas.
Destinar recursos
O segundo passo é garantir que os recursos necessários estejam à disposição dos responsáveis pelo plano estratégico. Aqui, as informações obtidas na análise 5w2h serão de grande relevância, especificamente no ponto que ficou estabelecido o quanto custa fazer (how much?).
Definir “padrinhos/tutores”
Entre os envolvidos, o ideal é escolher líderes que ajudarão o responsável pelo desdobramento do planejamento estratégico. Os “padrinhos/tutores” realizam o acompanhamento das ações, com o controle do status das atividades em conformidade com as informações obtidas pela análise 5w2h.
Avaliar o desempenho
O modelo proposto é dinâmico, ou seja, os responsáveis devem constantemente avaliar o desempenho estratégico e sua evolução, o que pode ser feito com o auxílio de indicadores vinculados às estratégias organizacionais.
Incorporar novos padrões
A partir do plano de ação estratégico, a empresa modifica o que esperar de cada colaborador, ou seja, os resultados produzidos se traduzem em novos padrões a serem incorporados na rotina organizacional.
4. Aplique diferentes ferramentas de gestão
Embora o 5w2h seja a principal ferramenta, outros recursos podem auxiliar os profissionais durante as etapas do plano de ação estratégico. Os principais exemplos são os seguintes:
Balanced Scorecard (BSC)
Permite a identificação da relação de causa e efeito entre os indicadores estratégicos, facilitando a análise do desempenho estratégico.
Design Thinking
Busca a solução de problemas de forma coletiva e colaborativa, em uma perspectiva de empatia máxima com suas partes interessadas, bem como promove a criatividade para a geração de soluções.
Design Sprint
Foca a validação da ideia com usuários e encurta o processo para 40 horas de trabalho.
Hoshin Kanri
Tem como base o monitoramento diário das atividades para verificar se a sua realização está em conformidade com as estratégias organizacionais, buscando o alinhamento sempre que estiverem fora de rumo.
Propósito Transformador Massivo (PTM)
Propõe a criação de significado para as partes interessadas, ou seja, busca a transferência de uma intenção ou visão da empresa em benefício do coletivo, de modo a fazer diferença para sociedade e suas instituições.
Reunião de Análise Crítica
Formaliza um momento em que a organização discute, avalia e busca o aprimoramento de um determinado setor, projeto, produto, serviço, processo, etc.
Scrum
Estabelece um conjunto de princípios e práticas simples, que ajuda as equipes a fornecerem produtos em ciclos curtos, permitindo feedback rápido, melhoria contínua e rápida adaptação à mudança.
5. Procure uma consultoria externa
O plano de ação estratégico é fundamental para que os planejamentos organizacionais não morram no papel, sendo certo que, quanto mais efetivo, maior será o impacto positivo nos resultados pretendidos pela empresa. Não à toa, o investimento em uma consultoria externa pode trazer bons frutos.
Ora, se você retomar os tópicos anteriores, notará que o conhecimento tem um impacto relevante no sucesso do planejamento de execução. Basta pensar que o domínio das ferramentas de gestão e da condução das etapas é determinante para transformar o modelo em realidade.
Então, o auxílio de profissionais com know-how, principalmente se for a primeira vez em que se busca essa adequação entre ações, metas e estratégias, será um diferencial para minimizar os erros e definir bons padrões de comportamento. Sem contar que, durante a consultoria, as equipes podem observar e aprender com o auxílio dos especialistas.
Por isso, sempre que possível, invista em conhecimento e experiência para melhorar o plano de ação estratégico da sua organização. Com o tempo, esses ativos intangíveis se traduzem em resultados concretos, como desempenho, lucratividade, redução de custos, etc.
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